HURAIKAN EMPAT (4 KEPENTINGAN KOMUNIKASI KEPADA SESEBUAH PERNIAGAAN.

HURAIKAN EMPAT (4) KEPENTINGAN KOMUNIKASI KEPADA SESEBUAH PERNIAGAAN.

Pengenalan

Komunikasi merupakan suatu elemen penting dalam kehidupan manusia. Setiap manusia akan berkomunikasi atau berinteraksi sama ada dengan ibu bapa, keluarga, kawan-kawan, masyarakat, rakan sepejabat dan sebagainya. Sebagaimana isi dan kuku, komunikasi dalam sesebuah perniagaan juga tidak dapat dipisahkan. Saodah, Narimah dan Mohd Yusof (2003) menerangkan komunikasi merupakan suatu yang asas seperti mana keperluan kita untuk makanan, tempat tinggal dan pakaian. Kakitangan sesebuah perniagaan akan berkomunikasi sama ada antara rakan sepejabat atau dengan pihak atasan untuk melancarkan tugas harian mereka. Kebiasaannya ia melibatkan proses pertukaran dan koordinasi maklumat. Justeru itu, komunikasi merupakan sebahagian daripada elemen penting dalam menentukan kecekapan dan kemajuan sesebuah entiti perniagaan.

Definisi komunikasi organisasi

Kamus Dewan Edisi Keempat (2007) mentakrifkan komunikasi sebagai perhubungan sama ada secara langsung atau dengan perantaraan surat, radio, telefon dan sebagainya. Manakala menurut Bovee dan Thill (2000), komunikasi merupakan proses penghantaran dan penerimaan maklumat. Secara umumnya, komunikasi ialah proses perpindahan maklumat, idea dan sikap daripada seseorang kepada seseorang (Emery, Ault & Agee,1965). Komunikasi menjadi paling berkesan apabila individu yang berinteraksi atau berkomunikasi dapat berkongsi kefahaman, merangsang pihak lain dan bertindak balas serta menggalakkan pihak lain untuk terus berfikir.

Saodah, Narimah dan Mohd Yusof (2003) juga mentakrifkan organisasi atau sesebuah perniagaan mengandungi sekumpulan individu yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu matlamat yang telah dipersetujui bersama. Contohnya, organisasi seperti Bank Simpanan Nasional (BSN) mempunyai misi dan visi yang telah ditentukan dan perlu dicapai oleh setiap warga BSN.

Manakala Goldhaber (1993) mendefinisikan komunikasi perniagaan sebagai satu proses pembentukan dan pertukaran mesej antara jaringan hubungan yang saling bergantungan untuk menangani persekitaran yang tidak menentu. Ringkasnya, komunikasi perniagaan adalah salah satu kaedah untuk mengurus dan mengarahkan warga organisasi di sesebuah perniagaan supaya terlibat secara langsung atau tidak langsung dengan sesebuah perniagaan.

Kepentingan komunikasi perniagaan

Kepentingan komunikasi terhadap sesebuah perniagaan dapat dipecahkan kepada empat kategori utama iaitu hubungan dalaman organisasi, perhubungan antara individu dalam perniagaan, hubungan dengan pihak luar dan sebagai alat penyaluran maklumat.

        Kepentingan utama komunikasi terhadap sesebuah perniagaan ialah ianya penting dalam menjaga hubungan dalaman sesebuah entiti perniagaan. Sebagaimana yang dijelaskan sebelum ini, sesebuah entiti perniagaan atau organisasi mempunyai misi dan visi yang telah ditetapkan. Setiap warga perniagaan perlu sentiasa berusaha untuk mencapai matlamat organisasi mereka. Bertitik tolak daripada itu komunikasi memainkan peranan penting dalam menjalinkan hubungan baik pihak atasan dengan pihak subordinat. Pada hari ini, kecanggihan teknologi membolehkan proses pengarahan untuk melaksanakan sesuatu tugas dapat dikeluarkan dalam pelbagai bentuk sama ada memo, surat, e-mail, telefon dan sebagainya. Pihak pengurusan perlu bijak menggunakan komunikasi yang bersesuaian agar situasi konduksif dapat diwujudkan dalam permis mereka dan secara tidak lansung dapat meningkatkan prestasi kerja dan produktiviti perniagaan mereka.

Selain itu kepentingan komunikasi juga ialah sebagai alat perhubungan antara individu dalam perniagaan. Menurut Mohd Fadzilah Kamsah dan Md. Yadi Said (2005), komunikasi yang terdapat dalam perniagaan bukan semata-mata untuk menjalankan tugas dan aktiviti yang telah ditentukan oleh pihak pengurusan sahaja tetapi komunikasi juga dibentuk untuk mewujudkan jaringan perhubungan antara rakan sekerja dan juga pihak atasan. Komunikasi yang terjalin antara individu dalam sesebuah perniagaan melibatkan hubungan secara formal dan juga bukan formal. Kedua-dua hubungan tersebut perlu seimbang bagi mewujudkan suasana kerja yang harmoni, tanpa tekanan dan tanpa sebarang konflik peribadi. Contohnya, kakitangan kaunter BSN mampu menyerap tekanan kerja dan menghalang konflik dalaman kerana mereka sentiasa didedahkan mengenai kemahiran berkomunikasi. Seterusnya implikasi dari interaksi yang seimbang ialah ia memberi kepuasan dan keseronokan bekerja di kalangan individu dalam perniagaan tersebut disamping mengukuhkan semangat kecintaan terhadap entiti perniagaan mereka.

Kepentingan komunikasi yang ketiga ialah mengenai hubungan dengan pihak luar. Kepentingan komunikasi perniagaan bukan sahaja tertakluk kepada warga kerja di dalam sesebuah organisasi tertentu sahaja malah ianya juga penting dalam menjaga hubungan baik sesebuah perniagaan dengan pihak luar seperti agensi-agensi kerajaan, masyarakat umum, pembekal, media dan para pelanggan secara konsisten. Ini kerana sesebuah entiti perniagaan akan diadili melalui komunikasi lisan dan bukan lisan oleh pihak luar khasnya, para pelanggan mereka. Teori ini disokong oleh sarjana (Joseph Lark dan Harry Hont) melalui Teori Tingkap Johari dan idea Imam Al-Ghazali (Saodah, Narimah dan Mohd Yusof, 2003). Imam Al-Ghazali menyatakan tidak semua perkara yang pemimpin tahu diketahui oleh pengikut, begitu juga sebaliknya. Secara tidak langsungnya, pembinaan imej melalui komunikasi tanpa lisan dan lisan boleh memperbaiki kekurangan lahiriah dan batiniah. Contohnya program Karnival TV3 SureHeboh yang terbukti berjaya mendekatkan masyarakat umum dengan pihak pengurusan TV3. Oleh itu, peranan komunikasi dalam sesebuah perniagaan bukan sahaja berorientasikan keuntungan malah ianya juga penting dalam menjaga hubungan sesebuah entiti perniagaan dengan pihak luar atas dasar memenuhi tanggungjawab sosial.

Keempat komunikasi sebagai alat penyaluran maklumat. Lazimnya sesebuah perniagaan menjadikan komunikasi sebagai satu mekanisma untuk menyalurkan maklumat kepada masyarakat umum dan juga kepada warga organisasi mereka. Pihak pengurusan menggunakan saluran komunikasi untuk menyampaikan maklumat sama ada melalui medium komunikasi khasnya kepada kakitangan mereka dari pelbagai latar jawatan. Komunikasi berkesan mampu bertindak sebagai anjakan paradigma dan penggerak kepada motivasi para pekerja untuk meningkatkan produktiviti syarikat. Media baru seperti komputer dan internet menjadi medium utama pilihan pihak pengurusan untuk menyampaikan segala informasi kepada pekerja mereka. Selain itu ia juga dapat menangani sebarang bentuk konflik yang wujud dalam sesebuah perniagaan. Justeru bagi memastikan semua keputusan pengurusan dilaksanakan dengan berkesan teknologi komunikasi pada hari ini di lihat sebagai tidak bergerak secara sendiri kerana perkembangan teknologi komunikasi yang tidak terbendung. Justeru teknologi komunikasi turut membantu dalam menjalankan urusan kepemimpinan antaranya ialah faks, telefon, komputer, e-mail, memo dan lain-lain lagi. Masalah jarak tidak lagi wujud pada hari ini kerana pemimpin boleh berhubung atau berkomunikasi dengan pengikutnya tanpa mengira di mana ia berada. Selain itu organisasi juga mempelbagaikan bentuk komunikasi mereka dengan masyarakat umum seperti melalui iklan sama ada di media elektronik atau media cetak.

Kesimpulan

Komunikasi perniagaan merupakan nadi utama dalam memastikan kejayaan sesebuah entiti perniagaan mencapai matlamat mereka. Komunikasi merupakan wadah utama yang menghubungkan sesebuah perniagaan dengan masyarakat umum. Malah komunikasi yang berkesan membolehkan setiap kakitangan di sesebuah entiti perniagaan menguruskan perniagaan mereka dengan lebih cekap dan tersusun. Oleh yang demikian, secara tidak langsung ia berupaya memberi pulangan keuntungan kepada entiti perniagaan tersebut. Ringkasnya komunikasi yang efektif memberi implikasi positif kepada organisasi dan para pelanggan mereka.

BIBLIOGRAFI

Bovee,C.L. & Thill, J.V. (2000). Business communication today. New Jersey:

Prentice Hall,Inc.

Emery,R., Ault,P. & Agee, W.K. (1965). Introduction to mass communication.

Bombay: Vaklis, Feefer and Simons Printer Ltd.

Kamus Dewan Edisi Keempat. (2007). Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Goldhaber, G.M. (1993). Organizational communication. New York: Times Mirror

International.

Mohd Fadzilah Kamsah dan Md. Yadi Said. (2005). Anda berkuasa apabila…?.

            Selangor: PTS Litera Utama.

Saodah Wok, Narimah Ismail & Mohd Yusof Hussain. (2003). Teori-teori komunikasi.

Bentong: PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.